Phần 3: Quy trình nhập hàng vào kho

Ngày đăng: 15/06/2017

Các sản phẩm sau khi gia công hoặc nhập về kho cần được kiểm kê chất lượng, số lượng, đóng gói cẩn thận. Được sắp xếp vào khu vực kệ kho hàng cẩn thận, các sản phẩm kim loại giá trị cao cần được đặt trên cao, không được phép để hàng hóa dưới đất ảnh hưởng độ ẩm làm chất lượng giảm.

A. ĐỐI VỚI HÀNG HÓA ĐỂ BÁN:

I. NỘI DUNG:

Quy trình hướng dẫn các bước cần thiết khi đưa một mặt hàng vào trong kho công ty

II. Ý NGHĨA:

Việc nhập hàng cần phải diễn ra theo đúng trình tự các bước để đảm bảo:

Hàng hóa được quản lí chặt chẽ hơn
Xác định đúng số lượng hàng tồn trên phần mềm
Kiểm soát đúng chất lượng và số lượng hàng nhập
Tránh được trường hợp thất thoát hàng hóa
Tránh được trường hợp đỗ trách nhiệm cho nhau khi có phát sinh vấn đề

III. QUY ĐỊNH:

Những người có trách nhiệm được nêu trong quy trình cần phải tuân thủ theo đúng các bước đã lập, nếu không tuân thủ sẽ có những hình thức xử phạt thích đáng.
Các bước được đưa ra trong quy trình phù hợp với quy mô và tình hình hiện tại của công ty. Khi tình hình kinh doanh thay đổi cần phải có những biến đổi cho phù hợp với tình hình của công ty.

IV. NỘI DUNG QUY TRÌNH:

Các bước	*Công việc*	Người có trách nhiệm	Ghi chú	Lỗi thường gặp	Cách khắc phục
1	Hướng dẫn người giao hàng nơi dỡ hàng hóa xuống xe	Quản kho: Thương Thảo	Người giao hàng thường dừng ở vị trí cửa xưởng, có thể dẫn đến việc khác hàng nhìn thấy	Không có người hướng dẫn vị trí dỡ hàng xuống	Cần hướng dẫn mọi người trong công ty nắm được vị trí dỡ hàng
2	Người đặt hàng lập phiếu nhập hàng theo số lượng hàng đã đặt (theo mẫu phiếu nhập hàng)	Nhân viên kinh doanh	Mỗi nhân viên văn phòng cần sắp xếp cho mình hai vị trí để cắm các phiếu, hóa đơn đã lập và đã	Trường hợp hàng đến nơi nhưng vẫn chưa lập phiếu nhập kho	Cần lập phiếu nhập hàng ngay sau khi đặt hàng nhà cung cấp, để tránh trường hợp quên.
3	Người kiểm hàng nhận phiếu nhập hàng từ văn phòng, kiểm tra số lượng và chất lượng của hàng được giao	Nhân viên kho: Cô Lệ, Huy, Bác Năm	kiểm tra xong nhưng chưa nhập vào phần mềm	Nhiều trường hợp người kiểm hàng không thể kiểm tra số lượng hoặc số lượng hàng nhiều không thể kiểm tra hết được đơn hàng, xảy ra trường hợp kiểm tra xơ xài	-Cần phải sắp xếp hợp lí, ưu tiện kiểm hàng vì khách hàng thường ra vào thường xuyên công ty nên dễ nhìn thấy.
4	Người kiểm hàng, kí tên xác nhận lại số lượng đã kiểm (theo mẫu phiếu nhập hàng)	Nhân viên kho: Cô Lệ, Huy, Bác Năm	Trường hợp hàng nhiều, không kịp tra kịp cần phải nhờ sự trợ giúp từ văn phòng	Người kiểm lười không kiểm hàng, kí bừa	Cần đưa ra nguyên tắc: phạt khi người kiểm hàng kiểm không đúng số lượng, dẫn đến tồn kho sai.
5	Người giao hàng kí xác nhận số lượng hàng giao	Nhân viên kho có nhiệm vụ đưa cho người giao hàng kí vào phiếu nhập		Người kiểm hàng chỉ kí mà không xác định rõ hàng số lượng hàng đã giao	Người kiểm hàng cần ghi rõ số lượng hàng thiếu vào ô ghi chú để người giao hàng nắm rõ số lượng hàng họ đã giao
6	Quản kho nhận hàng giao nếu hàng đủ và đạt chất lượng, tiến hành sắp xếp hàng vào vị trí thích hợp	Quản kho: Thương Thảo		Hàng vứt lung tung, bỏ nhầm khu vực	Quản kho có nhiệm vụ hướng dẫn người kiểm hàng xếp hàng vào đúng vị trí. Bản thân người kiểm hàng cũng cần nắm được sơ đồ kho để có thể sắp xếp hàng đúng vị trí
7	Nếu hàng không đúng như yêu cầu, người đặt hàng cần liên hệ và làm việc lại với nhà cung cấp	Nhân viên kinh doanh		Nhiều trường hợp nhân viên kinh doanh vì quá bận nên quên liên lạc với nhà cung cấp	Cần phải thực hiện liền công việc ngay khi nhận phiếu nhập báo thiếu, hoặc mỗi người cần phải tạo cho mình một file quản lý, take note cá nhân để ghi nhớ các công việc hằng ngày.
8	Kế toán nhận đơn đặt hàng và thanh toán giá trị tiền hàng khi nhận được phiếu nhập hàng có đầy đủ chữ kí.	Kế toán: Thủy		Đơn hàng thiếu, chất lượng không đảm bảo,..	Trong trường hợp này hoặc kế toán thanh toán cho bên giao hàng và ghi chú rõ ràng vào phiếu giao hàng bên bán và lưu trữ trên phần mềm riêng hoặc kế toán chỉ nên thanh toán một phần đơn hàng đã nhận (khuyến khích nên áp dụng hình thức này đối với những đơn hàng có giá trị lớn)