Phần 4: Quy trình xuất hàng khỏi kho

Ngày đăng: 15/06/2017

Hàng hóa trong kho luôn được kiểm tra định kỳ về số lượng cũng như chất lượng. Khi xuất kho cần tuân thu các quy định của công ty, các phiếu xuất kho, chất lượng hàng hóa, đóng gói đúng quy định rõ ràng, không để thiếu hụt ảnh hưởng đến uy tín công ty.

I. NỘI DUNG

Quy trình đưa ra hướng dẫn việc lấy hàng hóa từ trong kho để giao cho khách hàng khi khách hàng có đơn hàng đưa xuống.
Quy trình xuất hàng khỏi kho sẽ được phân loại thành 4 hình thức khác nhau:

Quy trình xuất hàng ra khỏi kho và nhân viên công ty trực tiếp giao hàng
Quy trình xuất hàng ra khỏi kho và nhân viên bên dịch vụ vận chuyển đến nhận hàng đi giao.
Quy trình xuất hàng mẫu ra khỏ kho
Quy trình xuất hàng từ một kho bên ngoài

II. Ý NGHĨA

Cũng tương tự như quy trình nhập hàng vào kho nếu làm tốt quy trình xuất hàng khỏi kho sẽ đảm bảo những khía cạnh sau:

Công việc quản lý hàng hóa sẽ chặt chẽ hơn
Tránh thất thoát hàng hóa trong kho
Tiến trình xuất kho diễn ra khoa học hơn
Tránh được trường hợp đỗ trách nhiệm cho nhau khi có phát sinh vấn đề

III. QUY ĐỊNH
Những người có trách nhiệm được nêu trong quy trình cần phải tuân thủ theo đúng các bước đã lập, nếu không tuân thủ sẽ có những hình thức xử phạt thích đáng.

IV. LƯU Ý

Trong suốt quy trình xuất hàng, người chủ kho có trách nhiệm rất lớn trong việc đảm bảo sự quản lý chặt chẽ cho hàng hóa. Vì vậy, có thể nói sự vắng mặt của người quản kho sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc xuất hàng hóa ra khỏi kho hàng.
Để đảm bảo qui trình được diễn ra suôn sẽ, người quản kho cần có nhiệm vụ giao quyền cho một người nào đó trong văn phòng để họ tiếp nhân công việc quản kho tỏng thời gian người quản kho vắng mặt.
Các bước được đưa ra trong quy trình phù hợp với quy mô và tình hình hiện tại của công ty. Khi tình hình kinh doanh thay đổi cần phải có những biến đổi cho phù hợp với tình hình của công ty.

NỘI DUNG QUY TRÌNH

Quy trình xuất hàng sẵn có trong kho, do nhân viên công ty giao hàng

Các bước	*Công việc*	Người có trách nhiệm	Ghi chú	Lỗi thường gặp	Cách khắc phục
1	Người soạn hàng nhận đơn hàng từ bộ phận kinh doanh	Nhân viên kinh doanh	Thường nhân viên kinh doanh sẽ có yêu cầu người soạn hàng ghi chú những mặt hàng còn thiếu lên đơn hàng, vì vậy người soạn hàng cần giữ lại đơn hàng	Làm mất đơn hàng Không nắm được tên sản phẩm, loại hàng	Người soạn hàng cần chủ động tìm cho mình một vị trí cụ thể trong kho để lưu giữ giấy tờ, đồng thời cũng phải chủ động học hỏi để nắm rõ tình hình hàng hóa. Bên cạnh đó nhân viên kinh doanh cũng cần hướng dẫn người soạn hàng đối với những mặt hàng có quá nhiều nhà cung cấp khác nhau.
2	Kiểm tra hàng, soạn hàng	Khu vựa kho: cô Lệ, Huy	Đây là giai đoạn quan trọng, vì nếu người soạn hàng không kiểm tra kĩ thì sẽ thiếu hàng giao cho khách	Nhiều trường hợp bộ phận kinh doanh kiểm tồn kho không đúng, dẫn đến không có đủ hàng để soạn	Báo gấp cho người phụ trách đơn hàng đó, để kịp thời đặt hàng hoặc có biện pháp giải quyết thỏa đáng
3	Người kiểm	Khu vực	Người kiểm	Đơn hàng	Sau mỗi làm

	hàng lập phiếu xuất kho và kí vào phiếu xuất khi đã soạn đủ số lượng đơn hàng	kho: Cô Lệ, Huy	hàng sẽ chịu trách nhiệm cho chữ kí của mình	được soạn trước vài ngày, người kiểm hàng có thể làm mất phiếu xuất kho	xong phiếu xuất kho, người soạn hàng cần đem vào văn phòng bỏ đúng vị trí, hoặc người kiểm hàng tự thiết lập một vị trí riêng cho bản thân để lưu phiếu xuất
4.1	Người soạn hàng đưa hàng đã soạn đến vị trí hàng chuẩn bị đi giao	Khu vực kho: Cô Lệ, Huy		Bỏ hàng ở vị trí không hợp lý dẫn đến trường hợp mất thời gian tìm hàng cho người giao hàng	Có phân khu riêng cho từng đơn hàng hoặc sắp xếp hợp lý
4.2	Nhân viên kinh doanh tạo đơn hàng trên phần mềm	Nhân viên kinh doanh		Có thay đổi, dẫn đến đơn hàng không trùng với phiếu xuất	Nhân viên kinh doanh cần báo lại gấp cho người soạn hàng để có sự trùng khớp giữa phiếu xuất, đơn hàng và phần mềm
5	Người giao hàng nhận đơn hàng và phiếu xuất kho	Nhân viên giao hàng: Huy, Khanh, Hòa, Sơn,…		Làm mất phiếu xuất kho, phiếu giao hàng	Cần phải có một chỗ giữ phiếu xuất kho, giao hàng ở vị trí ngoài kho và đây cũng nên là vị trí giữu giấy tờ qua trọng ở khu vực kho ngoài
6	Người giao hàng kiểm tra hàng trước khi giao	Nhân viên giao hàng: Huy, Khanh, Hòa,		Người giao hàng chỉ kiểm qua loa mà không nắm kĩ số lượng hàng	Cần đưa ra nguyên tắc phạt khi thiếu hàng dựa trên phiếu xuất kho

		Sơn,…		cần giao, kí qua loa trong phiếu xuất kho
7	Người giao hàng kí xác nhận vào đơn hàng và phiếu xuất kho	Nhân viên giao hàng: Huy, Khanh, Hòa, Sơn,…	Người giao hàng chịu trách nhiệm về chữ kí của mình	cần giao, kí qua loa trong phiếu xuất kho
8	Quản kho kiểm tra lại phiếu xuất kho và số lượng hàng hóa đi giao	Quản kho: Thương/ Thảo Quản kho cần kiểm tra kĩ đầy đủ chữ kí trên phiếu xuất kho trước khi cho giao hàng		Người quản kho vì quá bận chỉ kiểm qua loa mà không nắm kĩ số lượng hàng đi giao có đúng hay không	Qui định: người quản kho phải chịu trách nhiệm khi xảy ra sự cố hàng giao thiếu hoặc số lượng hàng xuất đi không đúng
9	Giao hàng	Hàng chỉ được phép xuất khi có sự cho phéo của quản kho- Thương/ Thảo		Trường hợp người quản kho không có mặt tại văn phòng	Người giao hàng và người kiểm hàng thực hiện theo yêu cầu của người được quản kho ủy quyền.